Sebagian besar karyawan menilai rapat hanyalah pemborosan waktu.
Bagi sejumlah karyawan, meeting atau rapat sering membawa tekanan tersendiri, atau justu rasa malas. Banyak penyebabnya. Tekanan biasanya terjadi ketika rapat itu lebih banyak berjalan seperti sebuah ujian dari atasan kepada karyawan, apalagi dipenuhi sejumlah tuntutan ini dan itu.
Sedangkan rapat yang membuat karyawan malas biasanya ketika rapat itu berlangsung lebih seperti rutinitas yang tak efektif. Sebuah survei tahunan dari ribuan pemimpin bisnis dan komunitas yang dilakukan oleh firma konsultasi Interaction Associates dari San Francisco memperlihatkan bahwa karyawan memandang sepertiga meeting yang mereka lakukan adalah pemborosan waktu, dan bahwa para manajer menghabiskan setengah kehidupan kariernya untuk menghadiri, memimpin, menyiapkan atau menindaklanjuti rapat.
Nah dengan situasi seperti ini, apa saja yang sebaiknya dilakukan untuk membuat sebuah rapat berjalan dengan efektif?
Berpikir dua kali.
- Apakah rapat yang diadakan memang penting? Telepon, email, atau memo bisa dijadikan alternatif jika tidak perlu rapat.
- Jangan adakan rapat ketika topiknya sangat rahasia, Anda tidak siap, atau terdapat banyak kemarahan atau menimbulkan masalah jika sebuah subjek diangkat.
- Pilih peserta rapat dengan bijak. Jangan libatkan karyawan yang tidak berkaitan.
Ketahui tujuan yang diambil.
Anda tidak akan pernah mendapatkan hasil yang baik jika Anda tidak tahu apa yang Anda inginkan. Distribusikan agenda tertulis sebelum rapat.
Minta orang lain untuk memfasilitasi
Sangat sulit bagi manajer untuk melakukan banyak hal, memimpin rapat, memberi ide, mendengarkan karyawan dan mencatat. Carilah bantuan.
Tetap pada jalur
Ketika topik mulai menyimpang, fasilitator harnya menyela atau memotong dan memasukkan subjek baru di daftar untuk didiskusikan di lain waktu.
Akhiri dengan daftar tindakan
Sepakati tentang siapa, apa, kapan, dan di mana. Percayakan pada orang yang tepat untuk memastikan semua hasil rapat diwujudkan.
Selalu awali dan akhiri tepat waktu
Biarkan siapa pun mengetahui aturan yang ketat, yaitu siapa pun yang datang terlambat, dinilai tidak menghormati orang lain. (Rasa bersalah bisa menjadi motivator baik).
Bagi sejumlah karyawan, meeting atau rapat sering membawa tekanan tersendiri, atau justu rasa malas. Banyak penyebabnya. Tekanan biasanya terjadi ketika rapat itu lebih banyak berjalan seperti sebuah ujian dari atasan kepada karyawan, apalagi dipenuhi sejumlah tuntutan ini dan itu.
Sedangkan rapat yang membuat karyawan malas biasanya ketika rapat itu berlangsung lebih seperti rutinitas yang tak efektif. Sebuah survei tahunan dari ribuan pemimpin bisnis dan komunitas yang dilakukan oleh firma konsultasi Interaction Associates dari San Francisco memperlihatkan bahwa karyawan memandang sepertiga meeting yang mereka lakukan adalah pemborosan waktu, dan bahwa para manajer menghabiskan setengah kehidupan kariernya untuk menghadiri, memimpin, menyiapkan atau menindaklanjuti rapat.
Nah dengan situasi seperti ini, apa saja yang sebaiknya dilakukan untuk membuat sebuah rapat berjalan dengan efektif?
Berpikir dua kali.
- Apakah rapat yang diadakan memang penting? Telepon, email, atau memo bisa dijadikan alternatif jika tidak perlu rapat.
- Jangan adakan rapat ketika topiknya sangat rahasia, Anda tidak siap, atau terdapat banyak kemarahan atau menimbulkan masalah jika sebuah subjek diangkat.
- Pilih peserta rapat dengan bijak. Jangan libatkan karyawan yang tidak berkaitan.
Ketahui tujuan yang diambil.
Anda tidak akan pernah mendapatkan hasil yang baik jika Anda tidak tahu apa yang Anda inginkan. Distribusikan agenda tertulis sebelum rapat.
Minta orang lain untuk memfasilitasi
Sangat sulit bagi manajer untuk melakukan banyak hal, memimpin rapat, memberi ide, mendengarkan karyawan dan mencatat. Carilah bantuan.
Tetap pada jalur
Ketika topik mulai menyimpang, fasilitator harnya menyela atau memotong dan memasukkan subjek baru di daftar untuk didiskusikan di lain waktu.
Akhiri dengan daftar tindakan
Sepakati tentang siapa, apa, kapan, dan di mana. Percayakan pada orang yang tepat untuk memastikan semua hasil rapat diwujudkan.
Selalu awali dan akhiri tepat waktu
Biarkan siapa pun mengetahui aturan yang ketat, yaitu siapa pun yang datang terlambat, dinilai tidak menghormati orang lain. (Rasa bersalah bisa menjadi motivator baik).
http://www.beritasatu.com
EmoticonEmoticon